公司采购风险控制点

(一)风险因素:采购记录

1、风险分析 :采购记录未注明药品的品名、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、数量、购货日期。内容不完整,没有有效的追溯性。

风险控制:完善采购记录。严格按照规范要求记录采购记录。

2、风险分析 :采购记录未按规定时限保存。不能保证记录的追溯和连续性。

风险控制:完善采购记录。严格按照规范要求记录采购记录

(二)风险因素:供应商、购进药品的审核

1、风险分析 :未对供货企业进行质量信誉的评估、审核。不能保证供应商和购进药品的合法性、质量安全性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有供应商。严格按要求对供货企业进行质量信誉的评估、审核。

2、风险分析 :首营药品未索要批准证明文件。不能保证购进药品的合法性和来源的可靠性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有经营药品。严格按要求首营药品进行审核。

3、风险分析 :无加盖其公章原印章的《营业执照》、《许可证》、GSP/GMP证。不能保证供应商和购进药品的合法性、质量安全性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有供应商。严格按要求对供货企业进行质量信誉的评估、审核。

4、风险分析 :无加盖其公章原印章的相关印章、随货同行单(票)样式。不能保证日后到货的真实性和可靠性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有供应商。严格按要求对供货企业进行质量信誉的评估、审核。

5、风险分析 :无加盖其公章原印章的开户资料。不能保证资金流的合法性不能保证来源的可靠性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有供应商。严格按要求对供货企业进行质量信誉的评估、审核。

6、风险分析 :首营资料未加盖企业原印章。不能保证资料的真实性和来源的可靠性。

风险控制:立即展开内审,并重新评审所有首营资料。对不合格的单位品种停止业务,售出的召回处理。

7、风险分析 :未经审核批准便开始业务往来经营。不能保证购进药品的合法性和来源的可靠性。

风险控制:立即展开内审,对违规开展业务的单位品种停止业务,售出的召回处理。

(三)风险因素:购进药品质量证明

1、风险分析 :无经营批次的检验报告或检验报告无供货单位的质量管理专用章。不能保证购进药品的合法性和来源的可靠性。

风险控制:立即展开内审,对无检验报告或报告不合格的品种停止购销,售出的召回处理。

(四)风险因素:供应商销售人员审核

1、风险分析 :无加盖供货单位公章原印章和法定代表签章。授权书未载明被授权人姓名、身份证号码、授权范围。无加盖供货单位公章原印章的销售人员证明文件。不能保销售人员的身份真实性、证购进药品的合法性和来源的可靠性

风险控制:立即展开内审,对销售人员委托不合格的单位、品种停止购销,售出的召回处理。

(五)风险因素:质保协议

1、风险分析 :质保协议未明确双方责任;未明确供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责;未明确供货单位应当按照国家规定开具发票;未明确药品质量符合药品标准等有关要求;未明确药品包装、标签、说明书符合有关规定;未明确药品运输的质量保证及责任;未明确退货问题、追偿责任等;未明确质量保证协议的有效期限。不能保证与供应商业务合作中的风险得到有效控制,质量得到保证。

风险控制:重新立即签订符合要求的质保协议。立即展开内审,终止于质保协议不合格的单位继续业务,并积极处理已有库存。

(六)风险因素:直调业务

1、风险分析 :违规直调。不能保证业务的真实性和可靠性,会导致巨大损失,出现法规风险。

风险控制:立即召回违规直调的药品,严格按照规定经营。

(七)风险因素:进项发票

1、风险分析 :购进发票上的购、销单位名称应与付款流向单位的许可证名称不一致;公司财务付款流向应与发票上供应商、金额不一致;所附应税劳务清单未加盖供货单位发票专用章原印章和注明税票号码;采购记录与发票或应税劳务清单不符。不能保证业务的合法性和药品质量,甚至不能保证公司的合法经营。

风险控制:立即展开财务审计、质量体系内审。

(八)风险因素:随货同行单据

1、风险分析 :随货同行单据及印章预备案不符。不能保证来源的合法性和药品质量,甚至不能保证公司的合法经营。

风险控制:拒收药品,联系供应商确认单据真实性,重新备案单据、印章。对违规收货的药品立即停止销售、追回,联系供应商处理。得不到确认的按不合格处理并上报药监部门。

(九)风险因素:进货质量评审

1、风险分析 :企业未定期对药品采购的整体情况进行评审;未建立药品质量评审档案;未对进货单位质量进行动态跟踪管理。不能保证进货质量稳定可控制。

风险控制:立即展开进货质量评审,严格按制度规定进行进货质量评审。

(十)风险因素:特殊药品采购

1、风险分析 :特殊管理药品未严格按国家有关管理规定执行。涉嫌违法经营。

风险控制:立即开展专项内审,对违规经营的药品立即召回并按不合格品处理。