公司销售与售后服务风险控制点

(一)风险因素:客户、采购人员资质

1、风险分析 :未对购货单位资质资料进行收集和合法性审查。不能保证购货单位的合法性,不能保证流向的合法性。

风险控制:企业应对购货单位资质资料进行收集和合法性审查:《营业执照》(年检)、GSP/GMP证和相关许可证明、开户户名、开户银行及账号,以上资料加盖企业公章。对于不合格的客户立即停止销售。

2、风险分析 :未对客户采购人员进行审核。不能保证购药人员的真实性和流向合法性。

风险控制:企业应对购货单位采购人员身份进行审核:加盖购货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书,授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码,以及授权采购的品种、地域、期限及被授权人的身份证复印件,以上资料加盖企业公章。对于不合格的客户立即停止销售。

(二)风险因素:特管、专门管理药品销售

1、风险分析 :销售含麻黄碱复方制剂时没有签收回执。不能保证销售的真实性和流向合法性。

风险控制:对于没有回执的立即追回或在对账时做专门的对账确认。严格按照要求索要收货回执或签章的随货同行单。

2、风险分析 :从批发企业购进的含可待因复方口服溶液、复方甘草片、复方地芬诺酯片销售给其他批发企业、省外零售企业和医疗机构。违规销售。

风险控制:对违规销售的立即追回,严格按照法规要求从生产企业直接购进上述药品的批发企业,可以将药品销售给其他批发企业、零售企业和医疗机构;从批发企业购进的,只能销售给本省(区、市)的零售企业和医疗机构。

3、风险分析 :含麻黄碱复方制剂时有现金交易。 将蛋白同化制剂、肽类激素(胰岛素除外)销售给药店。将终止妊娠药品销售给药品零售企业和不具备资质诊疗机构的。销售特殊管理药品未按照国家有关规定执行。 不能保证特殊管理药品、专门管理药品的销售合法。

风险控制:销售特殊管理的药品以及国家有专门管理要求的药品,应当严格按照国家有关规定执行。

(三)风险因素:财务、票据

1、风险分析 :未开具税务部门批准的可在税务网站查询真伪的合法票据。不能证明销售的真实性,偷税漏税。

风险控制:每次销售均应开具税务部门批准的可在税务网站查询真伪的合法票据。补开税票。展开内审、审计。

2、风险分析 :“票、账、货”不相符的。不能证明销售的真实性,偷税漏税虚开增值税发票。

风险控制:展开内审、审计。重新核查财务账目。

3、风险分析 :客户回款的银行账户非备案的账户信息。不能证明销售的真实性,不能保证采购人员的身份可靠。

风险控制:展开内审、审计。重新核查财务账目。

(四)风险因素:销售记录

1、风险分析 :销售部门未建立药品销售记录。不能保证销售的可追溯性、真实性。

风险控制:展开内审、补齐销售记录,严格按要求记录销售记录。

2、风险分析 :药品销售记录内容不齐全、完整。不能保证销售的可追溯性、真实性。

风险控制:销售记录应当包括药品的通用名称、规格、剂型、批号、有效期、生产厂商、购货单位、销售数量、单价、金额、销售日期等内容。

3、风险分析 :未按规定要求进行直调。不能保证销售的真实合法。

风险控制:在规范许可的情况下进行直调,直调药品出库时,由供货单位开具两份随货同行单(票),分别发往直调企业和购货单位。

(五)风险因素:销售相关记录

1、风险分析 :未配置专人负责售后投诉管理。不能妥善积极解决投诉,不能有效利用投诉中的质量信息降低。

风险控制:安排专人负责售后投诉管理,对投诉的质量问题查明原因,采取有效措施及时处理和反馈,并做好记录,必要时应当通知供货单位及药品生产企业。

2、风险分析 :未时将投诉及处理结果等信息记入档案,以便查询和跟踪。不能保证投诉得到妥善解决,不能保证投诉处理的真实性可追溯性。

风险控制:企业应当按照质量管理制度的要求,制定投诉管理操作规程,内容包括投诉渠道及方式、档案记录、调查与评估、处理措施、反馈和事后跟踪等。

3、风险分析 :发现售出药品质量问题未及时向有关管理部门报告。未协助药品生产企业履行召回义务。不能保证不合格品得到有效控制,危及群众用药安全。

风险控制:企业发现已售出药品有严重质量问题,应当立即通知购货单位停售、追回并做好记录,同时向药品监督管理部门报告。企业应当协助药品生产企业履行召回义务,按照召回计划的要求及时传达、反馈药品召回信息,控制和收回存在安全隐患的药品,并建立药品召回记录。

4、风险分析 :企业质量管理部门未配备专职或者兼职人员按照国家有关规定承担药品不良反应监测和报告工作。不能保证不良反应的有效处理,危及群众用药安全。

风险控制:企业药品不良反应制度应符合国家有关药品不良反应报告制度的规定。药品不良反应报告应使用国家规定的统一表式,并在第一时间在网上申报。立即指派专人负责,查对记录上报不良反应。