第四十一条 书面记录及凭证应当及时填写,并做到字迹清晰,不得随意涂改,不得撕毁。更改记录的,应当注明理由、日期并签名,保持原有信息清晰可辨。

【条款释义】书面记录及凭证的管理要求

(1)记录和凭证:是企业开展质量工作的真实反映,是连接各环节工作的纽带,也是文件管理系统的重要组成部分;

(2)填写要求:及时,并做到字迹清晰,不得随意涂改,不得撕毁;

(3)更改要求:应当说明理由,签字确认,保持原有信息清晰可辨是对质量管理过程真实性的有效体现。

企业要求:

1、文件管理操作规程应对记录的规范填写提出要求。

2、书面记录及凭证应及时填写,字迹清晰,不得随意涂改,不得撕毁。

3、更改记录的,应注明理由、日期并签名,保持原有信息清晰可辨。

4、记录应体现时间、逻辑顺序性,做到真实、完整、准确、有效和可追溯。

检查要点:

1.抽查书面记录及凭证内容填写是否准确,字迹是否清晰可辨,是否出现有涂改、撕毁情况;

2.更改信息情况是否注明理由,是否按要求签字、填注日期;原始信息是否清晰可辨。