第一百五十三条  药品到货时,收货人员应当按采购记录,对照供货单位的随货同行单(票)核实药品实物,做到票、账、货相符。

【条款释义】本条款的目的是加强药品零售企业收货环节的管理,零售验收员应按照规定对到货药品与购进记录、供货单位的随货同行单进行核准:供货单位、药品名称、规格、数量、生产厂家、批号等内容,确定所收药品票、账、货相符;确定所到药品是供货方从合法渠道供应。避免药品从非法渠道流入药品零售终端。

(*15301)药品到货时,收货人员应当按采购记录,对照供货单位的随货同行单(票)核实药品实物,做到票、账、货相符。

  • 附录内容:药品到货时,收货人员:
  • 应当查验随货同行单(票)以及相关的药品采购记录。
  • 无随货同行单(票)或无采购记录的应当拒收。
  • 随货同行单(票)记载的供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容与采购记录以及本企业实际情况不符的,应当拒收,并通知采购部门(人员)处理。
  • 应当依据随货同行单(票)核对药品实物。随货同行单(票)中药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、生产厂商等内容与药品实物不符的,应当拒收,并通知采购部门(人员)进行处理。
  • 收货过程中,收货人员核对一下内容:
  • 对于随货同行单(票)内容中除数量以外的其他内容与采购记录、药品实物不符的,经采购部门(人员)向供货单位核实确认后,由供货单位提供正确的随货同行单(票)后,方可收货。
  • 对于随货同行单(票)与采购记录、药品实物数量不符的,经供货单位确认后,应当按照采购制度由采购部门(人员)确定并调整采购数量后,方可收货。
  • 供货单位对随货同行单(票)与采购记录、药品实物不相符的内容不予确认的,到货药品应当拒收,存在异常情况的,报质量管理部门(人员)处理。
  • 应当拆除药品的运输防护包装,检查药品外包装是否完好,对出现破损、污染、标识不清等情况的药品,应当拒收。

收货的依据和原则

  • 收货的依据:本单位业务员的采购记录和供货单位的随货同行单。
  • 收货原则:随货同行单与购进记录实物相符,数量相等或者小于购进记录。随货同行单上要加盖供货单位药品出库专用章原印章。
  • 收货为企业与采购的药品接触的第一道岗,是按照企业的采购记录核对采购药品和随货同行单的过程,是验收入库的预检工作。
  • 收货人员是按照企业的采购记录对供货单位的票、货进行核对的人员,收货人员可以是专人,也可由验收员兼做。
  • 收货应核对的内容包括:
  • 1.采购记录与随货同行单的核对。是否采购计划的单位供货,是否为计划采购药品,药品品种信息的核对,如规格、生厂商、价格、数量等。
  • 2.采购记录、随货同行与药品实物的核对。实物数量与票据是否相符,实物信息如品名、规格、生厂商、数量等是否相符。
  • 随货同行单(票)项目应包括供货单位、生产厂商、产品名称、规格、批号、数量、收货单位、发货日期等内容,并加盖供货单位药品出库专用原印章。
  • 3、收货人员依据运输凭证核查运输方式,有特殊储存温度要求的药品是否在符合其特性的条件下被运输。对符合收货要求的药品,按品种特性要求放于相应待验区域,或设置状态标志,通知验收。
  • 随货同行单(票)与药品实物不符时,收货人员应立即通知业务部采购员与供应商联系,做再确认。

*15501冷藏药品到货时,应当对其运输方式及运输过程的温度记录、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录,不符合温度要求的应当拒收。

  • 附录内容
  • 冷藏、冷冻药品到货时,应当查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况,核查并留存运输过程和到货时的温度记录。
  • 收货人员根据运输单据所载明的启运日期,检查是否符合协议约定的在途时限,对不符合约定时限的,应当报质量管理部门(人员)处理。
  • 供货方委托运输药品的,采购部门(人员)应当提前向供货单位索要委托的承运方式、承运单位、启运时间等信息,并将上述情况提前告知收货人员。
  • 收货人员在药品到货后,要逐一核对承运方式、承运单位、启运时间等信息,不一致的应当通知采购部门(人员)并报质量管理部门处理。
  • 对未采用规定的冷藏设施运输的或者温度不符合要求的应当拒收,做好记录并报质量管理部门(人员)处理。

冷藏药品收货的要求

  • 一、冷藏、冷冻药品收货的基本要求有:
  • 冷藏药品与冷冻药品收货场所应根据贮藏温度分别设置;对外包装箱上贴有冷藏、冷冻或控温标示的药品要优先收货。
  • 建立冷藏、冷冻药品收货专门记录,对其冷藏、冷冻运输有关内容有详细记录;
  • 在收货时对冷藏、冷冻运输不符合温度控制要求的予以拒收;
  • 冷藏、冷冻药品的收货区应设置在冷藏库内;
  • 收货人员要检查来货的车辆是否是冷藏车或是冷藏包装及是否有温度记录仪。若有温度记录仪应及时取出,做好记录交由货主方寄回供应商或原车带回,并在收货凭证上记录。对不符合温度要求的应及时通知货主。

冷藏药品收货和验收常见问题及注意事项

  • 一常见问题现象
  • 收货、验收环境温度不符合要求;
  • 冷藏、冷冻药品到货超温后没有相关证明文件即收货入库的;
  • 到货温度检查方法与规程不一致;
  • 无冷藏、冷冻药品收货记录,或冷链记录内容不完整;
  • 未核实冷藏、冷冻药品的运输方式;
  • 未检查在途温度;
  • 未检查冷藏、冷冻包装完整性;
  • 未核查运输时间。
  • 二、特别注意事项
  • 冷藏、冷冻药品收货操作关键点:
  • (1)冷藏、冷冻药品的收货区应设置冷藏库或阴凉处,不得置于阳光直射或其它可能会提升周围环境温度的位置;
  • (2)收货时应检查药品运输途中的实时温度记录(凭发货时携带的温度计),无温度计的应凭经验检查冰板的温度而定或用相应的温度计检测实际温度;
  • (3)冷藏药品收货时,应索取运输交接单,做好实时温度记录,并签字确认。有多个交接环节,每个交接环节的都要签收交接单;
  • (4)冷藏药品从收货转移到待验区的时间,冷藏药品应在30分钟内验收完成;
  • (5)验收应在阴凉或冷藏环境下进行,验收合格的药品,应迅速将其转到说明书规定的贮藏环境中;
  • (6)对退回的药品,应视同收货,收货流程操作,并做好记录,必要时送检验部门检验;
  • (7)没有放置温度检测仪的药品,保温箱厚度至少达到6公分以上,而且蓄冷剂没有液化;
  • (8)蓄冷剂的放置必须有隔离层与药品隔离。

对冷藏药品收货检查的内容和方法

  • 现场检查内容
  • 检查验收标准操作规程中针对冷藏、冷冻药品制定了详细的操作要求并与实际操作一致;
  • 检查冷藏、冷冻药品的验收记录的内容:验收环境的温度情况、验收时限、运输方式确认、保温包装完整性的检查、到货温度记录、在途温度记录、运输总时间等确认;
  • 检查冷藏、冷冻药品到货及在途温度的检查方法客观、准确性;
  • 检查验收合格的冷藏、冷冻药品是否拆除保温包装入库;
  • 检查冷藏、冷冻药品验收温度不合格的处理流程。
  • 三现场检查冷藏、冷冻管理的基本方法
  • 查阅向收货单位(供货单位)提供(索取)运输过程中温度监测记录。
  • 核查验证资料:保证冷藏、冷冻药品的贮藏、运输温度始终控制在规定的范围内。
  • 查阅冷藏、冷冻药品冷藏、冷冻管理制度,包括设施设备验证周期和温度异常应急处理预案等。
  • 检查冷藏、冷冻药品收货区环境。不得置于露天、阳光直射和其它可能改变周围环境温度的位置。
  • 演示:收货员收货时索取并检查药品运输途中的实时温度记录,并用温度探测器检测其温度的实际操作情况。