第三十三条  文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当准确、清晰、易懂。

文件应当分类存放,便于查阅。

[条款释义]

企业应当在“质量管理体系文件的管理规定”中明确文件的格式、编号、版本号等要求。

为了便于文件识别、查阅和使用,所有的质量体系文件应有统一的编号,编号可根据质量活动的层次,部门、年代进行编排,以便识别和管理。标题应反映开展的质量活动及其特点。

质量管理体系文件要用词准确、清晰和易懂,避免因用词不当产生歧义。文件中不允许出现模棱两可的词语,如“定期进行质量事故处理情况的检查”,“必要时进行检查”等模糊性词汇,必须对“定期”进行明确,如每月一次还是每年一次,明确必要时的具体内容。再如,“发现问题要及时报有关部门并采取相应措施”中什么才算做是“问题”,多长时间报才算“及时”,“有关部门”是指哪个部门,“相应措施”到底是什么措施等都必须在文件中予以明确。

分类存放是对质量体系文件的管理,企业可以按文件编号、业务部门、操作程序等条件分类存放。