第四十一条 (书面记录及凭证)书面记录及凭证应当及时填写,并做到字迹清晰,不得随意涂改、撕毁。更改记录及凭证应当注明理由、日期并签名,保持原有信息清晰可辨。

【条款释义】

本条的目的是规范企业经营质量管理过程中所涉及的记录和凭证,因记录和凭证是企业开展质量工作的真实反映,是连接各环节工作的纽带,也是文件管理系统的重要组成部分。

书面记录及凭证是体现质量体系贯彻执行的原始载体,为完整的质量管理工作和结果提供客观性的证据材料。因此,对于书面记录及凭证必须保证填写及时、字体端正,字迹清楚可辨认。

对于确实需要更改的信息,应当说明理由,签字确认,保持原有信息清晰可辨是对质量管理过程真实性的有效体现。

书面记录与文字记录的区别:

书面记录:较文字记录窄,仅限于在纸质材料上书写记录的内容。如:随货通行单、交接签收记录等。

文字记录:可以在纸质材料上书写记录相关信息,也可以文字形式记录在电子文档中。如:验收、养护记录等。

【检查要点】

1、书面记录应当及时填写,字迹清晰,不得随意涂改、撕毁。

2、文字记录应当准确无误。

3、应当对记录及凭证整理归档。

【检查方法】

1.现场检查

(1)抽查书面记录及凭证内容填写是否准确,字迹是否清晰可辨,是否出现有涂改、撕毁情况。

(2)更改信息情况是否注明理由,是否按要求签字、填注日期;原始信息是否清晰可辨。

2.提问内容

(1)书面记录及凭证填写要求。

(2)更改已填写信息的要求是什么。

【可能出现问题】

1.企业使用的记录及凭证,有填写不符合本条要求的;

2.字迹无法辨认,无法体现质量活动过程的、随意涂改或撕毁的。

3.更改信息不注明理由,或不签字无法追溯的。

4.按企业质量制度和操作规程要求,无相对应的记录或凭证的;

5.记录及凭证有修改不符合本条要求的