对质量体系文件格式、题目的要求,目的在于便于识别。

1.格式编号要求

质量制度、程序文件、作业指导文件都有相应的格式和要求。

质量体系文件的格式,制定质量体系文件的开始就应该做好,在做文件前,编制质量体系的编制原则或编制程序,可以规定一下,质量制度编完是一个什么样子、以后修改按什么步骤、编制号码、质量制度用什么字母表示、各部门用什么字母简化。所有这些都需要设计一个程序,有的公司质量体系文件的编制:上面是页眉,下面是页脚,两条线页眉页脚,上面写上公司名称,表明是本公司的文件。假如是质量制度,写上质量制度,版本是A版××修改状态。在版面右上角表示文件的编号:如写上××M9002(××表示公司简称,M是手册的意思)。页脚写上什么时候实施的,×年×月×日,这是质量制度册的一种设计格式。当然这些格式可以根据企业的具体情况并参照其他的文件进行策划,但是最好是文件制作之前就把以上的内容都策划好。

为了便于查阅质量管理体系文件,应当对各层次文件分类编号。

2.文字要求

质量体系文件应当职责分明,语气肯定,结构清楚、文字简明、文风一致,遵循“最简单、最易懂”原则体现质量管理文件;文字表达要准确、顺畅、简练。“准确”就是要表达清楚,避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺,流畅。“简练”就是要简洁、明了。

质量管理体系文件要用词准确,例如:“必须”、“应当”、“允许”、“注意”表示要求严格程度是不同的;不能用模棱两可的词语如“是否”、“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语的词语。

3.文件存放查阅要求

质量管理部门或文件管理部门对已制定出的质量体系文件的管理,企业可以按文件编号、业务部门、操作程序等条件分类存放,只要符合企业实际或企业根据自己的习惯和需要即可。