药店GSP认证实际操作之三采购业务流程

(一)采购管理
1、采购计划:GSP要求企业编制“采购计划”—建议企业按月编制采购计划,采购计划可以按上月的按品种汇总销售的数据输出—可以是部分大品种,不需要全部品种,质量等部门签字

2、合同:采购药品应签订书面采购合同,明确质量条款。采购合同如果不是以书面形式确立的、购销双方应提前签订书注明了各自质量责任的质量保证协议书。协议书应明确有效期。—不一定每次需要合同,每年必须至少有一个,数量可以不明确,商家有质量协议。注意:定期评审合同,汇总供应商信息,形成合同评审记录。对供货方法的法定资格、履约能力、质量信誉等应进行调查和评价,并建立合格供货方相应档案。

3、首营供应商:建议首营供应商的资料与首应商品的资料放在一个档案袋内,编号存档,微机内存放档案编号。
注意:供应商的经营范围—采购的商品是否在供应商的经营范围之内;供应商的药品经营许可证的期限;业务员的授权委托书的期限;供应商更换名称,在微机上可以沿用老的编号,但需要备注注明,目的为应付帐款的延续,但是首营供应商需要的资料需要重新制作。

4、首营商品:
购进首营药品,必须要求生产厂家提供:加盖单位原印章的合法药品生产许可证、营业执照,药品质量标准,药品批准文号,同一批次药品的检验报告单,价格批文,使用说明书,包装,标签。药品推销人员提供:加盖了企业公章和企业法人代表印章或签字的授权委托书原件,药品推销人员的身份证复印件。购进人员填写“首营品种审批表”,并将上述相关证明文件一并报质管审核。
质量部(负责人)根据业务部门提供的资料及相关质量标准进行资料审定,签署审核意见,再交企业主管领导审批,批准后,方可安排进货试销

质量部(负责人)将审核批准的“首营品种审批表”及产品资料使用说明书、标签等一起作为药品质量档案保存备查。 如果以前从商家购进某一个品种,可以没有首营商品审批表,如果改为从厂家购进,需要重新作“首营商品审批”。如果更换规格,需要重新制作首营审批表;如果更换生产厂家的名称,可以不换编号,但需要备注注明老的生产厂名,如果从工厂进货,材料需重新要。建议按新商品审批。

注意:验收首次经营品种时,应索取同品种、同规格、同批号的检验合格报告书(加盖企业质检部门原印章),并按要求进行验收。如果企业多年以前一直从厂家购进的长期品种,可以不作首营审批,如果更换了批准问号、厂名、规格,建议作首营,需要建立质量档案注意:企业需要定期对首营企业、首营商品汇总检查,出据意见报告

5、质量档案:长期经营的品种、首营品种、重点品种(易出现质量问题的品种)
6、购进记录:零售药店的购进记录一般认为是验收之后的一个行为,可微机自动生成。
7、验收:按GSP要求,零售单店进货流程: (1)、供应商来货后,保管员根据随货同行单核对数量、批号、效期 (2)、微机员按核对后的情况录入微机的“验收单” (3)、打印“验收入库单”(注意:空着“质量状况、验收结论、验收员签字”)(单据的内容原则与验收记录的内容相同) (4)、验收员按“验收入库单”验收。填写相关内容 (5)、微机员补齐微机上的“质量状况、验收结论、验收员”相关内容。 (6)、装订此单,形成原始验收信息,微机形成验收记录。

注:验收单有空项时,起的作用为“验收通知单”,验收员填写完整单据后,起的作用为“验收入库单”。一单两用验收单表示的是一个工作行为,必须有纸面的验收单。可以手工填写,可以微机打印,但相应的内容项必须齐全(储藏条件)。建议微机打印空着需要手写的内容的“验收通知单”,验收后填写完整此单,输入微机,形成验收记录,验收记录可以在微机内存在。无需打印。

毒麻中药材—双人验收,保管—双人双锁中药材和中药饮片:应有包装,并附有质量合格的标志;中药材应标明品名、产地、发货日期、供货单位;中药饮片应标明品名、生产企业、生产日期;实施文号管理的,还应标明批准文号的合格证和生产日期一般商业不允许使用收购的中药材,购进时不能是大件散包装。

注意:在软件中给客户定义验收记录的时候,建议把一般药品、进口药品、器械、中药饮片、毒麻药品、精神类药品分开输出验收记录,可以在实施时定义类别,也可以在备注中注明,由“包含”筛选。注意:验收中有不合格品的来货,可以做拒收记录,建议拒收原因主要以价格因素为主。破碎可以做拒收记录。注意:一次购进量大的验收建议验收单上注明抽样数量。注意:该炮制而未炮制的中药饮片不得购入。

进口药品合法性的检查:注意:进口药品、进口中药材—口岸检验所、《进口药品注册证》、《进口药品检验报告书》或《进口药品通关单》复印件(加盖企业质检部门原印章)注意:注册证等的有效期限与生产日期的关系 , 包装和标签应以中文标明药品的名称、主要成分、注册证号

进口药品包装应附中文说明书 l 进口药品<进口药品注册证>或<医药产品注册证><进口药品检验报告书>或<进口药品通关单>复印件。进口中药材应有《进口中药材批件》。  <进口药品注册证>须是国家药品监督管理局颁发,进口药品注册证号的格式符合<进口药品管理办法>第十八条的有关规定。 进口预防性生物制品、血液制品应有<生物制品进口批件>复印件。

注意:以上文件应加盖供货单位质量管理机构的原印章。注意:检查“生产日期”是否大于“注册证的有效期限”。备注:有国家正式批准文号的进口分装药品,按一般药品管理 注意:首次经营商品的定价问题。后到货商品与原商品采购价格差异较大,需要重新定价时,原有商品需要制作调价单,不论调高、调低,商品的零售价都应以当前售价为准。

(二)商品上柜的顺序:
软件默认的出库顺序是“老批号先出”,商品在上架以前,营业员必须查看原有商品的批号、现有商品的批号,把批号最老的商品摆放在最前面。以便保证批号的出库顺序与微机的一致。否则微机输出的“近效期商品提醒表”可能与实货的批号不符。
(三)入库退货工作流程
制定入库退回审批表—〉业务、质检、领导审批—〉微机制单—〉打印入库退回单—〉仓库出库(拿货人员签字)—〉财务冲减应付帐款。注意:微机软件中需要需要选择、合并批次(注意哪些是开单时的冲红单据,哪些是销售退回单据)。

(四)结算工作流程
供应商发票—〉制作付款计划—〉按付款方式审查微机—〉财务付款—〉微机核销。建议付款单有质检的意见或签字。关于发票问题:只要付款了,必须有发票,没有付款的可以解释,但不要很多次购进没有一次发票。
(五)软件操作过程中问题处理
1、验收时验收的批号有误或微机录入有误:如果已经入库,但没有销售,财务未结账,验收入库单撤单,重新录入;如果财务已结账,但没有销售,验收入库单一正一负,新增一个正确的;
2、建议基础资料的增加由专人负责,见到相应的文档再进入微机—不出纰漏。